partes de la carta comercial

La correspondencia comercial ha perdido parte de la función que ejercía en épocas anteriores como único contacto entre una compañía y sus clientes u otras firmas; ya que se suele acudir a métodos más rápidos y directos de comunicación (E-Mail o Correos Electrónicos); pero no por ello hemos de creer que pierde importancia.
La carta es una de las categorías de correspondencia que más modalidades presenta, debido a los diferentes destinatarios y u correspondiente trato.
Las partes de una carta comercial son las siguientes:

1.- Membrete

Es una forma útil de introducir lo datos más importantes de la empresa que envía la carta, ya que debe aportar la siguiente información básica:
- Logotipo o anagrama de la empresa (optativo), que puede estar impreso a varias tintas.- Nombre completo de la empresa o la persona- Breve identificación (por ejemplo: maquinaria de construcción, pediatra, asesoría jurídica, psicológica, etc.)- Dirección (Calle, número, piso, ciudad, código postal, provincia, domicilio, país.)- Apartado Postal- Número de teléfono (Telex, telefax, telegramas).- También puede informar sobre: La instancia o el departamento que envía la carta, otras filiales, sucursales u oficinas; miembros de la presidencia, la gerencia o la administración; así como lemas de la empresa, las referencias del destinatario y del remitente.
Actualmente es muy usual que el papel de cartas de una empresa tenga el membrete impreso y este suele estar bien en la parte izquierda del mismo u ocupando todo el ancho superior de la hoja.
Es norma común que las empresas que utilizan membrete lo incluyan no tan sólo en el papel de la carta, sino también en los sobres. En estos casos aparecerá impreso al pie en la parte anterior del sobre y no en la solapa.

2.- Referencias

Se caracterizan por un número correlativo e iniciales de la dependencia o unidad que elabora la nota. Estas suelen describirse después del membrete y figuran en el margen superior izquierdo del papel (esto último depende del estilo de mecanografiado).

3.- Fecha

Se escribe en el ángulo superior derecho del papel, dejando de 2 a 3 líneas después del membrete, a 1 espacio por debajo de las referencias; debe incluir el día, mes y año.
Se acostumbra a no escribir la localidad (lugar) del remitente cuando ésta aparece en el membrete. Si no, debe citarse anteponiéndose al día y después de una coma.
Como normas generales de escritura cabe recordar que no es aconsejable emplear número para citar el mes, sino que debe aparecer el nombre en minúscula y precedido de la preposición "de" (que no siempre suele incluirse).

4.- Asunto

Es el resumen del objeto de la carta y aparecerá normalmente en el margen superior izquierdo del papel, después del nombre de la dependencia o unidad que elabora la nota.
Tanto las referencias y el asunto, aunque no siempre se incluyen, son dos factores importantes en la correspondencia comercial, ya que facilitan operaciones posteriores de clasificación y archivo de la misma.

5.- El destinatario

Es importante que se cite el destinatario de igual manera en el sobre que en el interior de las cartas, ya sea un particular, una empresa o instituciones gubernamentales, el tratamiento que se escriba debe ser el mismo.

6.- El saludo

Este va aunado con algunas frases de entrada. En las cartas comerciales el saludo es uno de los componentes primordiales, ya que es el inicio de la carta, el primer contacto con el destinatario. A tal efecto se han estandarizado una serie de expresiones y fórmulas típicas de saludo que son las más empleadas:
- Estimad señor (Licenciad, ingeniero, arquitecto):- Estimados señores:- Distinguido señor:
Aunado a esto, puede utilizar frases como las siguientes:
- Me es grato enviarle un atento y cordial saludo...- Es un placer el poder saludarle y desearle el mejor de los éxitos en el desarrollo de tan delicadas funciones.- Me es grato referirme a usted y desearle éxitos al frente de tan prestigiosa empresa.- Etc.
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Estas expresiones se escriben en el margen izquierdo, dos líneas después de la dirección o destinatario, y deben usarse en plural o singular, femenino o masculino como correspondan.
Es recomendable se eviten siempre las fórmulas demasiado extensas y rebuscadas, pues tan solo se trata de un saludo.

7.- La introducción

Tal como su nombre lo indica, sirve para iniciar e introducir el contenido de la carta. El estilo de la introducción es siempre cortés, aunque el tema de la carta sea una reclamación; pero también directo. Es decir, debe ser una forma clara y concisa de comenzar el cuerpo de estas
En ella se dirá algo que atraiga como un potente imán la atención del lector. Una vez leída no le quedará más remedio que seguir adelante. Procure que este inicio sea excelente, pues es el punto donde muchas cartas son echadas a un lado.
Ejemplos:
- En respuesta a su carta del día 7 del presente mes...- Muchas gracias por su nota (carta u oficio) del...- Apreciamos su comunicación del...- Me es grato manifestarle (comunicarle) que ...- Me es grato referirme a- Me complace referirme a usted...- Creo oportuno manifestarle...- Le comunico...- Les suplicamos sírvanse ponerse en contacto...- Atentamente (respetuosamente) me dirijo a usted...- En relación con- Expreso a usted atentamente, ...- De conformidad a su atento pedido de fecha...- Confirmándole nuestra carta del día 7 del presente mes y año
Como podemos observar estas expresiones ayudan a redactar la carta, ya que de forma directa, están abordando el tema por el que se lleva a cabo la correspondencia.

8.- Exposición, cuerpo o desarrollo

El cuerpo de la carta es la exposición lógica, ordenada y concreta del contenido de la misma. Es muy importante destacar en este apartado que, además del estilo al que nos referimos, el contenido no debe tratar más de un tema; es decir, de forma concisa y con estilo concreto pero cortés, debe de quedar expuesto un único tema.
En esta segunda fase se exponen los datos que pueden despertar el interés del lector. Argumentos, hechos y beneficios, debidamente ordenados, conducen al interés por el objeto que debe transformarse en el deseo de obtenerlo. Por último hay que concluir y lograr incitar al lector a actuar, ya sea comprar un producto, para una cuenta, cambiar de opinión, otorgar lo solicitado, etc.
En este sentido se deben redactar párrafos cortos (máximo 8 líneas), que irán precedidos o no de sangría (5 espacios) dependiendo del tipo o estilo de la carta.
Es norma pulcra dejar una línea en blanco entre párrafos.

9.- La despedida o cierre

El escrito finaliza siempre con una fórmula cortés, al igual que el saludo, esto introducirá a la firma. Aunque casi siempre esta última expresión está precedida por otra en la que se concluye pidiendo respuesta, disculpando las molestias, etc.; es una forma más de resumir todo el contenido de la carta. Para ello utilizaremos fórmulas que se escriben a la izquierda o a la derecha, las cuales deben ser breves y recogerse, a ser posible, en dos frases como las siguientes.
- En espera de sus noticias...- Esperamos que....- Con mi agradecimiento anticipado...- Disculpen las molestias ocasionadas...- Gracias por la deferencia que le brinde a la presente...- Muchas gracias por...- Le agradezco su fineza...- Le agradeceré la atención a la presente...- Agradezco su...- Anexo a la presente...- Sin otro particular al cual referirme...- Sin más por el momento, reitero las muestras de...- Lo que informo a usted...- Lo que remito a usted...- Le saluda atentamente...- Sin otro particular, le saluda atentamente...- Atentamente,- Cordialmente,- Afectuosamente,- Muy atentamente,

10.- La antefirma y firma

A menos que sea muy extensa, la despedida forma una unidad visual con la antefirma.
Este grupo final se compone de: Breve despedida, nombre de la compañía (Sello), rúbrica, nombre del firmante (tratamiento) y cargo, en este orden.

11.- Anexos

Son aquellos documentos que se adjuntan a la carta. Deben citarse en el margen izquierdo de la hoja, introducidos por la palabra Anexos, detallándose el tipo de documentos que son.

12.- Iniciales

Son las iniciales (abreviaturas [1]) del nombre de la persona que firma, que ordena se elabore la carta y de quien la elabora, las cuales se colocan en mayúsculas sostenidas, y en minúsculas de quien la digitó o mecanografió.

MODELO DE CARTAS COMERCIALES

cartas comerciales

CARTAS COMERCIALES

La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular,o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial.La actividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de compraventa, de reclamación, de ofertas, de solicitud de información y de publicidad.A diferencia de cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido y un tono más objetivo, y deben ir siempre mecanografiadas.
EstructuraUna carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre.
El encabezamientoEl encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.
El cuerpoEl cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.• En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.
El cierreEl cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable